Opsigelse

Funktionærloven fastsætter reglerne for, hvor lang tids varsel en funktionær skal have ved opsigelse. Længden af det opsigelsesvarsel, du som arbejdsgiver skal give, afhænger af funktionærens anciennitet på fratrædelsestidspunktet, men kan maksimalt blive seks måneder langt. De opsigelsesvarsler, du som arbejdsgiver skal forholde dig til, fremgår af nedenstående oversigt:

Medarbejderen kan opsige sit arbejde med et varsel på en måned til en måneds udgang uanset anciennitet.

Opsigelse under prøvetid
Der gælder kun prøvetid, hvis det er aftalt skriftligt mellem dig og dine medarbejdere. Under prøvetiden kan ansættelsesforholdet opsiges med et varsel, der er kortere end normalt. I funktionærforhold kan der kun aftales prøvetid i op til tre måneder. Under prøvetiden kan opsigelse ske fra din side med et varsel på 14 dage. Medarbejderen kan her opsige ansættelsesforholdet uden varsel, men typisk vil parterne aftale et gensidigt opsigelsesvarsel på to uger.

Forlængelse af opsigelsesvarsler for funktionærer
Du og din medarbejder kan lave en skriftlig aftale om et længere varsel ved medarbejderens opsigelse. Forlængelsen gælder dog kun, hvis længden på dit varsel i forhold til medarbejderen er forlænget det tilsvarende antal måneder eller længere.

Kan man opsige med forkortet varsel ved sygdom?
Du kan godt lave en aftale med din medarbejder om, at ansættelsesforholdet kan opsiges med en forkortet varsel på en måned i tilfælde af længerevarende sygdom. Opsigelse med forkortet varsel kan kun ske, hvis:

• bestemmelsen om at opsigelse kan ske med forkortet varsel efter 120-dages reglen er skriftligt aftalt mellem parterne,
• medarbejderen inden for en periode på 12 måneder har fået løn under sygdom i i alt 120 dage,
• opsigelsen sker i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 dage og
• opsigelsen sker, mens medarbejderen endnu er syg.
    

Ved optællingen af de 120 dage indgår samtlige de kalenderdage, hvor medarbejderen har været syg. Det er altså ikke kun de almindelige arbejdsdage, der regnes med. Weekender og helligdage skal dog kun tælles med, hvis medarbejderen har været syg både før og efter de pågældende fridage. Der gælder særlige regler for optælling, hvis medarbejderen er delvist sygemeldt.

Opsigelsesregler der gælder for medarbejdere, der er dækket af en kollektiv overenskomst, finder du i den relevante overenskomst. Da overenskomsternes opsigelsesregler er meget forskellige, er det her kun muligt at beskrive nogle generelle anvisninger. Du bør som arbejdsgiver altid orientere dig i den kollektive overenskomst. De kollektive overenskomster indeholder typisk regler om opsigelsesvarslernes længde. Derudover indeholder de til tider særlige procedureregler, der fastlægger en særlig fremgangsmåde, du som arbejdsgiver skal følge, hvis du opsiger en medarbejder.

Der findes mange ansættelsesforhold, der hverken er omfattet af funktionærloven eller en kollektiv overenskomst. I disse ansættelsesforhold er det særlig vigtigt at aftale, hvordan, og med hvilket varsel, opsigelse kan ske for begge parter.

Ansættelsesbevisloven kræver, at opsigelsesvilkårene er beskrevet i ansættelsesaftalen. Hvis ansættelsesaftalen ikke indeholder bestemmelser vedrørende opsigelsesvarsler, har medarbejderen som udgangspunkt krav på et "sædvanligt" eller "rimeligt" varsel, medmindre ansættelsesforholdet har været meget kort.

Til gengæld kan det ikke udelukkes, at medarbejderen i disse situationer kan opsige ansættelsesforholdet uden varsel. Det er vanskeligt at sige, hvor langt et "sædvanligt" eller "rimeligt" varsel er. Når det skal afgøres, hvad der i en konkret sag er et "rimeligt" varsel, lægger man blandt andet vægt på medarbejderens uddannelse, anciennitet, omstændighederne omkring opsigelsen og udsigten til at opnå anden beskæftigelse. Medarbejderens anciennitet spiller formentlig den vigtigste rolle ved bedømmelsen.

Der findes ingen generelle regler for, hvordan arbejdsgiver eller medarbejder bør opsige ansættelsesforholdet. Ligeledes findes der ingen faste regler om, hvad der skal stå i opsigelsen. Dog findes der en række særlige regler for ansættelsesforhold, der er omfattet af funktionærloven.

Ifølge funktionærloven skal arbejdsgiverens opsigelse af en funktionær (eller funktionærens egen opsigelse) være skriftlig. Kravet er dog ikke en egentlig gyldighedsbetingelse, hvilket betyder, at ansættelsesforholdet i princippet godt kan opsiges mundtligt. Men skriftligheden er anbefalelsesværdig, da der stilles store krav til bevisførelsen fra den part, der påberåber sig, at opsigelsen har fundet sted, når der ikke foreligger et skriftligt bevis. Opsigelsens indhold skal være klart og utvetydigt, så modtageren ikke kan være i tvivl om, at ansættelsesforholdet bliver afbrudt, når opsigelsesvarslet er udløbet.

Der findes ikke et generelt krav om, at en opsigelsesskrivelse skal indeholde en begrundelse. Ifølge funktionærloven skal du som arbejdsgiver dog skriftligt begrunde opsigelsen, hvis medarbejderen anmoder om det. Opsigelse fra medarbejderens side skal ikke indeholde andre oplysninger, end at ansættelsesforholdet opsiges med det gældende opsigelsesvarsel.

Opsigelsens indhold 
Når det er dig, der opsiger en medarbejders ansættelsesforhold, bør du overveje at beskrive, hvad der skal gælde i opsigelsesperioden samt ved og efter fratrædelsen i relation til følgende:

• Arbejdsforpligtelse/suspension/fritstilling
• Ferieafvikling
• Afspadsering
• Lønforhold i opsigelsesperioden
• Personalegoder
• Eventuel fratrædelsesgodtgørelse
• Loyalitets- og konkurrenceforhold
  
  

Det er vigtigt, at du sikrer dig, at medarbejderen ikke efterfølgende kan benægte, at han/hun har modtaget opsigelsen, hvorfor vi anbefaler, at du selv overleverer den. Det sikreste bevis for at medarbejderen har modtaget opsigelsen, er at medarbejderen kvitterer for modtagelsen på en kopi af opsigelsen. Medarbejderens kvittering betyder dog ikke, at han/hun har accepteret selve indholdet af opsigelsen eller grundlaget herfor.

Kravet om, at en opsigelse skal være saglig fremgår af funktionærloven, og gælder derfor kun for funktionæransatte. Det er endvidere et krav, at medarbejderen har været ansat i 12 måneder på opsigelsestidspunktet, før bestemmelsen finder anvendelse

Skal du som arbejdsgiver opsige en funktionær, som har været ansat i mere end 12 måneder, skal du derfor sikre dig, at opsigelsen er saglig. Ellers kan du risikere at skulle betale en godtgørelse til medarbejderen. Maksimumbeløbene for godtgørelserne er angivet i funktionærloven. Vores erfaring er dog, at de godtgørelser vi ser i retspraksis, er væsentlig lavere.

Saglig opsigelse
En opsigelse kan enten være sagligt begrundet i arbejdsgivers eller medarbejderens forhold. Eksempler på rimelige begrundelser er:

• Nedskæringer 
• Besparelser 
• Rationaliseringer 
• Organisationsændringer 
• Omstruktureringer
• Medarbejderen er ude af stand til at udføre de opgaver, han/hun skal
• Samarbejdsvanskeligheder, som medarbejderen er hovedårsag til
• Sygdom

Usaglig opsigelse
Hvis du i begrundelsen for opsigelsen retter en kritik mod medarbejderen, vil det som udgangspunkt være et krav, at du inden opsigelsen tydeligt har fortalt medarbejderen, at du ikke er tilfreds, hvad du er utilfreds med, hvad medarbejderen skal gøre for at leve op til krav eller forventninger samt hvad konsekvensen bliver, hvis problemet fortsætter – hvilket typisk vil være opsigelse. Denne kritik bør typisk ske i form af en skriftlig advarsel. Ellers kan der være tale om en usaglig opsigelse.

Det er altid en konkret vurdering, om en opsigelse er usaglig, men vores erfaring er, at typiske eksempler herpå er:

Samarbejdsproblemer
En opsigelse begrundet i samarbejdsvanskeligheder, uden der tidligere er givet en advarsel, kan medføre, at du må betale godtgørelse for usaglig opsigelse. Det er heller ikke nok blot at konstatere, at jeres samarbejde ikke er optimalt – det skal også med rimelighed kunne sandsynliggøres, at det er medarbejderen, der er hovedårsag til samarbejdsproblemerne.

Manglende kvalifikationer/uddannelse
Opsigelser begrundet med at medarbejderen ikke – længere – kan leve op til virksomhedens krav, er ikke ualmindelige. Her er det vigtigt, at du som arbejdsgiver har tilbudt medarbejderen den nødvendige løbende efteruddannelse. Har medarbejderen været ansat i mange år, vil der være en større forpligtelse for virksomheden til at prøve at efteruddanne/omskole, inden man skrider til en afskedigelse.

Sygdom
Du kan godt opsige en medarbejder, mens han/hun er syg. Ved kortere sygdomsperioder vil det ikke være sagligt at opsige med sygdom som begrundelse, men hvis du kan godtgøre, at virksomheden ikke kan leve med, at medarbejderen er fraværende på grund af sygdom i længere tid, kan opsigelsen være saglig.

Nogen medarbejdergrupper er særligt beskyttede mod opsigelse. Det drejer sig blandt andet om medarbejdere som er gravide eller på barsel, og medarbejdere som er valgt ind som kommunalbestyrelsesmedlemmer, hvis medarbejderen er tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant.

Herudover gælder der et generelt forbud mod forskelsbehandling. Alle lønmodtagere skal behandles lige, hvilket blandt andet vil sige, at du som arbejdsgiver ikke må afskedige en medarbejder på grund af eksempelvis race, hudfarve, religion, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse.

Hvis en medarbejder misligholder sine forpligtelser væsentligt, kan du ophæve ansættelsesforholdet (bortvise medarbejderen) uden varsel og kræve erstatning. Det er altid en konkret vurdering, hvorvidt medarbejderens misligholdelse kan berettige en bortvisning, og du bør derfor altid søge rådgivning, inden du skrider til bortvisning. Du skal dog være opmærksom på, at såfremt du ønsker at bortvise en medarbejder, skal du reagere inden for ganske kort tid efter, at du har konstateret misligholdelsen, og du bør derfor søge rådgivning hurtigst muligt.

Tilsvarende kan medarbejderen ophæve sit ansættelsesforhold, hvis du som arbejdsgiver misligholder dine forpligtelser væsentligt. I så fald kan medarbejderen kræve en erstatning, som minimum svarer til lønnen indtil det tidspunkt, som medarbejderen ville kunne være opsagt til. Medarbejderen er i givet fald berettiget til en minimumserstatning svarende til lønnen inklusive værdien af alle personalegoder i de første tre måneder.

Hvis medarbejderen ikke får andet at vide, er det udgangspunktet, at vedkommende skal møde på arbejde og udføre sine arbejdsopgaver på sædvanlig vis, indtil opsigelsesperioden udløber.

Suspension
Du kan som arbejdsgiver vælge at suspendere den opsagte medarbejder. En suspension betyder, at medarbejderen indtil videre er fritaget for at møde på arbejde, men at han/hun fortsat skal stå til rådighed. Her er det et krav, at du har et reelt behov for at fastholde medarbejderen i sin rådighedsforpligtelse. En suspension må ikke vare længere end højest nødvendigt. Uanset hvornår du iværksætter suspensionen, bør du løbende vurdere, om der fortsat er behov for, at medarbejderen er suspenderet. Hvis du som arbejdsgiver slet ikke, eller kun i meget begrænset omfang, kontakter medarbejderen, er der risiko for, at suspensionen ikke bliver vurderet som reel, men derimod må sidestilles med en fritstilling.

Fritstilling
Du kan også vælge at fritstille den opsagte medarbejder, hvorved medarbejderen definitivt bliver fritaget for sin arbejdsforpligtelse i opsigelsesperioden. I fritstillingsperioden skal medarbejderen fortsat modtage sin sædvanlige løn under forudsætning af, at medarbejderen ikke groft misligholder sine forpligtelser, herunder særligt loyalitetsforpligtelsen.

Når en medarbejder bliver fritstillet er han/hun både berettiget og forpligtet til at søge samt påtage sig anden beskæftigelse. Medarbejderen må dog ikke tage konkurrerende beskæftigelse.

Hvis medarbejderen får anden beskæftigelse i opsigelsesperioden, kan du som hovedregel modregne indtægterne herfra i medarbejderens løn for den resterende del af opsigelsesperioden. Der kan dog ikke ske modregning i lønnen for de første tre måneder af opsigelsesperioden, hvilket kaldes minimalerstatning. Ved fritstilling er det fritstillingstidspunktet, der bestemmer hvornår minimalerstatningen skal beregnes fra.

Loyalitetsforpligtelse og opsigelse
Medarbejderens loyalitetsforpligtelse består uændret i opsigelsesperioden. I visse tilfælde kan det være en god idé at præcisere dette i opsigelsesbrevet. Hvis du har en fornemmelse af, at en fritstillet eller suspenderet medarbejder kunne finde på at tage ansættelse i en konkurrerende virksomhed inden opsigelsesvarslets udløb, er der god grund til at gøre opmærksom på loyalitetspligten. I andre tilfælde kan det være overflødigt og måske endda ødelæggende for en ellers god stemning mellem jer.

Det er vigtigt, at du forholder dig til, om medarbejderen skal kunne holde ferie i opsigelsesperioden og i givet fald hvor meget ferie, medarbejderen skal holde.

Typisk vil du som arbejdsgiver have en økonomisk interesse i, at medarbejderen afholder tilgodehavende ferie fra tidligere optjeningsår i opsigelsesperioden. Jo mere ferie medarbejderen har afviklet inden udløbet af opsigelsesperioden, des mindre skal du indbetale til FerieKonto.

Ferien skal varsles i overensstemmelse med de varsler, der gælder i ferieloven. Fritstiller du medarbejderen, vil man anse ferien for afviklet i videst muligt omfang, og du behøver ikke at varsle medarbejderens afholdelse af ferie.

I forbindelse med medarbejderens fratrædelse skal du betale feriegodtgørelse for optjent, men uafviklet ferie.

Hvordan feriedagene skal håndteres i forbindelse med opsigelse afhænger af de konkrete aftaler, der gælder for det enkelte ansættelsesforhold, da feriedagene er aftalebaseret.

I opsigelsesperioden modtager medarbejderen som udgangspunkt fortsat sin løn (inklusiv alle tillæg og goder). Er medarbejderen fritstillet, har du dog efter 3 måneders fritstilling mulighed for at foretage modregning i lønnen, hvis medarbejderen opnår anden beskæftigelse.

Det er de færreste medarbejdere, der ved, at de er forpligtet til at begrænse deres tab i opsigelsesperioden. Vi anbefaler derfor, at du i opsigelsesbrevet skriver, at medarbejderen er forpligtet til at søge andet (ikke konkurrerende) arbejde, samt at medarbejderen skal underrette dig, hvis det lykkes.

I opsigelsesperioden har medarbejderen som hovedregel ret til at få andel i bonus, gratiale, provision eller lignende variable løndele, som den pågældende medarbejder ville have modtaget, hvis han/hun ikke var opsagt.

Hvad med personalegoder?
I tilfælde af fritstilling er det ret almindeligt, at en arbejdsgiver ønsker effekter som firmabil, telefon og computer tilbageleveret. Hvis de pågældende effekter udelukkende er stillet til medarbejderens rådighed til erhvervsmæssig brug, kan de frit kræves tilbageleveret allerede på fritstillingstidspunktet.

Det samme er ikke nødvendigvis tilfældet, hvis effekterne må bruges privat. Er medarbejderen suspenderet eller fritstillet, har arbejdsgiveren ofte en interesse i at kræve eksempelvis firmabilen tilbageleveret. Dels fordi der måske er en anden medarbejder, der skal bruge den, og dels fordi der er risiko for, at bilens værdi falder i medarbejderens varetægt. Der findes ikke megen retspraksis på området, og det er derfor ikke helt afklaret, i hvilket omfang arbejdsgiveren kan kræve effekter tilbageleveret i fritstillingsperioden.

Udgangspunktet er formentlig, at du kun kan kræve bilen tilbageleveret ved en fritstilling, hvis dette er aftalt i ansættelseskontrakten. Hvis bilen tilbageleveres, skal du betale en kompensation, der svarer til den skattemæssige værdi af bilen i resten af fritstillingsperioden.

Hvis en medarbejder har en konkurrence- og/eller kundeklausul, er det relevant at overveje, om de(n) kan og skal opretholdes over for medarbejderen. Hvis klausulerne kan opretholdes, men du ikke ønsker at opretholde dem, bør du opsige klausulerne. Kan og skal klausulerne derimod opretholdes, er det naturligvis vigtigt, at kompensationen efter ansættelsesklausullovens § 8 og § 9 bliver betalt rettidigt (for aftaler indgået før 1. januar 2016 betales kompensationen efter funktionærlovens § 18 og funktionærlovens § 18a).

Vi anbefaler, at opsigelsesbrevet indeholder en angivelse af, hvilke forpligtigelser både du og den ansatte er underlagt, da det kan virke som en effektiv påmindelse for begge parter.

I Lederne Virksoms juridiske værktøjskasse finder du en skabelon for en opsigelse, som du kan lade dig inspirere af, når du selv skal opsige medarbejdere.

Download skabelon for opsigelse (husk login)