Vi bruger cookies for at optimere din brugeroplevelse.

Læs mere

Ansættelsesaftaler

Når du får brug for at ansætte medarbejdere i din virksomhed, er der flere ting, du skal være opmærksom på i forbindelse med ansættelsen.

underskrift

Eksempelvis gælder der særlige regler i forhold til SKAT og ATP, når du skal udbetale løn. Det er også vigtigt, at du får udarbejdet ansættelsesbeviser til medarbejderne, så der ikke er tvivl om de vilkår, I har aftalt.
   

Fortæl mig mere

Sådan bliver du registreret som arbejdsgiver

Hvis du beslutter at ansætte medarbejdere til din virksomhed, skal du registreres som arbejdsgiver hos Erhvervsstyrelsen. Du skal udfylde en blanket hos styrelsen, der herefter videregiver oplysningerne til SKAT og ATP, således at du fremover kan modtage opkrævninger for A-skat fra SKAT. ATP administrerer blandt andet ATP-ordningen, Lønmodtagernes Garantifond, Feriekonto og Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomsforsikring.

Det er vigtigt, at du lader dig registrere senest otte dage efter den første lønudbetaling. Herefter får du et registreringsbevis af SKAT.

Læs mere og registrér dig via Virk.dk
Som arbejdsgiver har du pligt til at indeholde A-skat i medarbejdernes løn, og du hæfter således for A-skatten, hvis den ikke bliver afregnet. Du kan med fordel søge hjælp hos en revisor til at holde styr på indberetninger og lønudbetalinger.

Mulige ansættelsesformer

Som hovedregel kan du vælge mellem at ansætte timelønnede, tidsbegrænsede ansatte, funktionærer eller direktører.

Du kan også indrette virksomheden, så din ægtefælle er ansat eller medhjælpende. På flere områder gælder der imidlertid særlige regler, og det har en række særlige skattemæssige konsekvenser. Det er derfor altid en god idé at drøfte mulighederne med din revisor.

Funktionærloven kan ikke fraviges til skade for funktionærer, og du er som arbejdsgiver bundet af loven, hvis ansættelsen faktisk falder ind under loven, uanset hvad du "kalder" ansættelsesaftalen. Med andre ord er dine muligheder for selv at bestemme vilkårene i aftalen begrænsede, hvis stillingen er omfattet af loven. Loven fastsætter rettigheder for medarbejdere, og de regler kan ikke fraviges med en anden aftale. Indgår du tidsbegrænsede aftaler med for eksempel vikarer, og er aftalens varighed under en måned, er ansættelsen ikke omfattet af funktionærloven. Det betyder, at der for eksempel ikke er krav om opsigelsesvarsler.

Hvis du derimod indgår aftaler af længere varighed, og hvis arbejdsområdet er handels- og kontorarbejde eller teknisk eller klinisk arbejde af ikke-fabriksmæssig karakter, er ansættelsesforholdet omfattet af funktionærloven. Det gælder også, hvis du gentagne gange fornyer en tidsbegrænset aftale.

Hvis ansættelsesforholdet ikke er omfattet af funktionærloven, kan du frit fastsætte vilkår i aftalen med medarbejderen. Du skal dog være opmærksom på eventuelle kollektive overenskomster, der fastsætter særlige vilkår for medarbejderen.

Husk dine egne ansættelsesretlige vilkår

Er du hel eller delvis ejer af et selskab med begrænset hæftelse, anbefaler vi, at du indgår en formel aftale med selskabet om dine egne ansættelsesretlige vilkår - typisk en direktøraftale. Dette er en fordel, når du skal dokumentere dine økonomiske forhold over for SKAT. Herudover stiller selskabslovgivningen krav om, at usædvanlige aftalevilkår mellem en aktionær og selskabet indgås skriftligt.

Skal man udarbejde en kontrakt?

Dine medarbejdere har krav på at få en kontrakt, hvis de  får løn for personligt arbejde i tjenesteforhold. Det siger ansættelsesbevisloven. Om en medarbejder er omfattet af lovens definition af lønmodtagerbegrebet, kan normalt afgøres ud fra om vedkommende:

  • er forpligtet til at udføre det aftalte arbejde personligt og ikke kan sætte en anden i sit sted
  • er underlagt arbejdsgiverens ledelse og instruktionsbeføjelse 
  • har pligt til regelmæssig rapportering
  • er beskæftiget med en fast arbejdstid og fast løn 
  • har aftalt et opsigelsesvarsel og
  • udfører sit arbejde i arbejdsgiverens navn.

Er der krav til ansættelsens varighed?
For at du er forpligtet til at udarbejde en kontrakt, skal disse to betingelser også være opfyldt:

  • ansættelsesforholdet skal have en varighed på mere end én måned og 
  • medarbejderens ugentlige arbejdstid skal være på mere end otte timer i gennemsnit.

Hvornår skal du udfærdige en ansættelseskontrakt?
Du skal udlevere oplysningerne om ansættelsens vilkår inden en måned efter ansættelsestidspunktet.

Hvordan skal du oplyse ansættelsens vilkår?
Ansættelsesbevisloven indeholder ikke krav til formen på det dokument, oplysningerne om vilkårene for ansættelsesforholdet skal gives i. Oplysningerne kan derfor gives i flere forskellige typer dokumenter, herunder:

  • en skriftlig erklæring
  • en skriftlig ansættelseskontrakt
  • et ansættelsesbrev udstedt ensidigt af dig eller
  • i et eller flere andre dokumenter

Uanset hvad, skal  en del af oplysningerne fremgå af ét og samme dokument. Det gælder oplysning om arbejdsgiverens og medarbejderens adresse, arbejdsstedet, arbejdsbeskrivelse, begyndelsestidspunkt, løn og arbejdstid.

Hvad med underskriften?
Det er ikke et krav, at medarbejderen skal underskrive det dokument, du udfærdiger. Men det er en god idé, så du kan sikre dig dokumentation for, at medarbejderen rent faktisk er oplyst skriftligt i overensstemmelse med loven. Desuden er der en del vilkår, som kræver medarbejderens udtrykkelige, skriftlige accept.

Er der krav til sproget i ansættelseskontrakten?
Der er ikke krav i ansættelsesbevisloven om, at en kontrakt skal udarbejdes på dansk. I virksomheder, hvor arbejdssproget er engelsk, vil det være tilstrækkeligt, at ansættelseskontrakten udarbejdes på engelsk.

Hvordan skal kontrakten se ud?
Det eneste krav til formen på en ansættelseskontrakt er, at den skal være skriftlig. Du kan derfor godt aflevere den elektroniskeksempelvis per e-mail, så længe det er en naturlig kommunikationsform i virksomheden og for den enkelte medarbejder. Rent praktisk betyder det, at han/hun enten har sin egen pc eller naturligt i løbet af sin arbejdsdag tjekker sin e-mail, hvorved lønmodtageren vil blive bekendt med for eksempel ændringer i ansættelsesbeviset, der er blevet sendt elektronisk.

Hvis ansættelseskontrakten ikke overholder reglerne
Et ansættelsesforhold kan godt bestå, selvom kontrakten ikke lever op til alle reglerne i ansættelsesbevisloven. Derimod kan manglende overholdelse af loven give dine medarbejdere ret til en godtgørelse. Godtgørelsesniveauet er dog relativt beskedent efter de seneste års retspraksis.

Oplysninger i kontrakten

Du skal i en kontrakt mindst oplyse om de ti forhold, som fremgår direkte af loven. Det drejer sig om følgende:

  • din og medarbejderens navn og adresse 
  • arbejdsstedets beliggenhed
  • beskrivelse af arbejdet
  • ansættelsestidspunkt
  • ansættelsens forventede varighed
  • ferierettigheder
  • varighed af opsigelsesvarsler
  • løn
  • arbejdstid
  • eventuelt kollektive overenskomster eller aftaler der regulerer arbejdsforholdet.

Herudover skal du oplyse om andrevæsentlige ansættelsesvilkår, som for eksempel hvis medarbejderen skal have mange rejsedage.  Du kan se punkterne uddybet herunder.

Navn og adresse
Kravet om, at både din  og medarbejderens navn og adresse skal fremgå af ansættelseskontrakten, er indsat for at sikre, at begge parter kender den præcise identitet på modparten.
 
Arbejdsstedets beliggenhed
Det skal tydeligt fremgå af kontrakten, om arbejdsstedet er virksomhedens adresse – og hvis ikke skal adressen skrives fuldt ud. Hvis medarbejderen hverken har et fast arbejdssted eller et sted, hvor arbejdet hovedsageligt udføres, skal der stå i kontrakten, at medarbejderen er beskæftiget på forskellige arbejdssteder.

Beskrivelse af arbejdet
Arbejdet skal beskrives i kontrakten. Dette løses i praksis ofte ved en såkaldt funktionsbeskrivelse i et særskilt dokument, der ikke indgår som en del af selve ansættelseskontrakten, og så skal kontrakten bare indeholde en angivelse af titel, stilling eller jobkategori for at opfylde lovens krav.

Ansættelsestidspunkt
Datoen for medarbejderens tiltrædelse skal fremgå af ansættelseskontrakten, da det normalt også er begyndelsestidspunktet for beregningen af medarbejderens anciennitet. Hvis  ancienniteten skal beregnes fra et tidligere tidspunkt, bør det fremgå direkte af kontrakten.

Ansættelsens forventede varighed
Ansættelseskontrakten skal angive ansættelsens forventede varighed, hvis der er tale om en tidsbegrænset ansættelse, hvorefter ansættelsen ophører uden opsigelse fra nogen af parterne. Alternativt vil man anse ansættelsesforholdet for at skulle løbe, indtil det opsiges af enten dig eller din medarbejder.

Det er muligt at opsige et tidsbegrænset ansættelsesforhold før ophørsdatoen med det varsel, der gælder for et tilsvarende løbende ansættelsesforhold.

Ferie
Dine medarbejdere vil automatisk være omfattet af ferielovens regler, så en henvisning til ferieloven vil derfor normalt være tilstrækkeligt til at opfylde kravet i ansættelsesbevisloven. Hvis dine medarbejdere har ferierettigheder ud over, hvad der fremgår af ferielovens regler, skal det fremgå af ansættelsesbeviset. Det kan eksempelvis være feriefridage, omsorgsdage og fri på børns sygedage.

Opsigelsesvarsel
Reglerne om opsigelsesvarslets længde for det enkelte ansættelsesforhold fremgår typisk af enten funktionærloven eller den kollektive overenskomst, der gælder for ansættelsesforholdet.

Hvis du gerne vil se din nye medarbejder an i starten af ansættelsesforholdet, er det muligt at aftale en prøvetid. Prøvetiden kan for funktionærer højst løbe tre måneder. I prøvetiden kan I aftale, at du kan opsige medarbejderen med ned til 14 dages varsel. Det typiske er, at medarbejderen tillige kan opsige sit ansættelsesforhold med 14 dage i prøveperioden. Hvis I ikke aftaler noget om medarbejderens opsigelsesvarsel i prøvetiden, kan medarbejderen opsige sin stilling uden varsel.

Hvis der er aftalt prøvetid, bør det altid fremgå af ansættelseskontrakten.

Længden af funktionærlovens opsigelsesvarsler for dig som arbejdsgiver afhænger af medarbejderens anciennitet.

Du kan således opsige dine medarbejdere med:

  • En måneds varsel - Indtil fem måneders ansættelse 
  • Tre måneders varsel - Indtil to år og ni måneders ansættelse
  • Fire måneders varsel - Indtil fem år og otte måneders ansættelse
  • Fem måneders varsel - Indtil otte år og syv måneders ansættelse
  • Seks måneders varsel - Efter otte år og syv måneders ansættelse

Funktionærens opsigelsesvarsel overfor dig er altid en måned.

Du kan herudover aftale med medarbejderen, at du kan opsige ansættelsesforholdet med forkortet varsel, hvis opsigelsen sker på grund af omfattende sygdom, den såkaldte "120 dages-regel" – du skal bare huske at skrive det i kontrakten. 120 dages-reglen betyder, at medarbejderen kan opsiges med en måneds varsel til fratræden ved en måneds udgang, når funktionæren inden for 12 måneder har været sygemeldt og fået løn under sygdom i i alt 120 dage.

Løn
Dine medarbejderes faste løn samt øvrige løndele (eksempelvis personalegoder) skal fremgå af ansættelseskontrakten. Derudover er det et krav i ansættelsesbevisloven, at lønnens udbetalingsterminer fremgår.

Ud over løn skal ansættelseskontrakten også indeholde oplysning om eventuel ret til pension. Hvis der i virksomheden gælder en pensionsordning, vil det oftest være mest praktisk blot at henvise til pensionsordningen.

Derudover skal retten til eksempelvis fri frokost,  fri bil, fri telefon, fri avis m.v.  fremgå af ansættelseskontrakten.

Husk i den forbindelse at sørge for at skrive i kontrakten, hvad der skal ske med sådanne goder i tilfælde af en opsigelse. Det er nemlig muligt at aftale, at alle goder skal leveres tilbage til virksomheden, når medarbejderen stopper – for eksempel ved en fritstilling. Medarbejderen er dog berettiget til at modtage den skattemæssige værdi af goderne frem til udløbet af opsigelsesperioden.

Bemærk i øvrigt, at goderne er en del af medarbejderens løn, og at du derfor ikke kan kræve, at medarbejderen ikke må benytte det pågældende gode i forbindelse med ferie eller orlovsperioder, hvor medarbejderen har ret til løn.

Arbejdstid
Den normale daglige eller ugentlige arbejdstid skal fremgå af ansættelseskontrakten.
Er ansættelsesforholdet dækket af en kollektiv overenskomst, vil arbejdstiden ofte fremgå heraf. For andre ansættelsesforhold kan arbejdstidens længde aftales mellem parterne. Det er også en mulighed (primært i forhold til højt placerede funktionærer og direktører), at vedkommende er ansat uden højeste arbejdstid. Det bør fremgå, at medarbejderen er forpligtet til at præstere sin fulde arbejdsindsats i stillingen, og at medarbejderen ikke uden dit samtykke må påtage sig anden erhvervsmæssig beskæftigelse.

Bemærk i øvrigt, at du som arbejdsgiver skal sørge for, at arbejdstiden bliver tilrettelagt således, at dine medarbejdere får en hvileperiode på mindst 11 sammenhængende timer inden for hver periode på 24 timer. Inden for hver periode på syv døgn skal dine medarbejdere have et ugentligt fridøgn, der skal ligge i umiddelbar tilslutning til en hvileperiode. Det ugentlige fridøgn skal så vidt muligt falde på søndage og så vidt muligt samtidig for alle, der er ansat i virksomheden.

Kollektiv overenskomst
Det skal stå i ansættelseskontrakten, om ansættelsesforholdet er underlagt kollektive overenskomster eller aftaler (og i givet fald hvilke), der i øvrigt regulerer ansættelsen.

Andre væsentlige vilkår
Du skal give dine medarbejdere oplysninger om alle væsentlige vilkår for ansættelsesforholdet. Udgangspunktet er, at du skal oplyse om de vilkår for ansættelsen, som medarbejderen ikke må være i tvivl om. Eksempler på væsentlige vilkår omfattet af oplysningspligten kunne være:

  • Overarbejde 
  • Barsel
  • Lønregulering
  • Særlige forudsætninger for ansættelsen, eksempelvis kørekort, bopælspligt m.v.
  • Særlige fridage
  • Feriefridage
  • Særlige beklædningskrav
  • E-mail og internetpolitik

Tavshedsforpligtelser

Du kan godt skrive tavshedspligt ind i kontrakten som et vilkår. Men uanset hvad man skriver i ansættelseskontrakten, har medarbejderne ikke ret til uden videre at viderebringe eller benytte erhvervshemmeligheder. Dette følger af markedsføringslovens regler.

Konkurrence- og kundeklausuler
Hvis der er behov for at sikre, at medarbejderen efter sin fratræden ikke skal kunne konkurrere med din virksomhed, kan der være behov for at tilføje en konkurrenceklausul og/eller en kundeklausul i ansættelsesaftalen. Dette kan enten være ved at hindre medarbejderen i at udøve konkurrerende virksomhed, eller ved at hindre medarbejderen i at opsøge virksomhedens kunder.

Immaterielle rettigheder 
Hvis man kan forudse, at medarbejderen under sin ansættelse vil komme til at udvikle  nye produkter, bør du i ansættelseskontrakten præcisere, hvordan I håndterer rettighederne til sådanne opfindelser.

Arbejdsstedets indretning

Du skal som arbejdsgiver sørge for, at arbejdsstedet er indrettet på en måde, så det sikkerheds- og sundhedsmæssigt er fuldt forsvarligt. Du skal herunder sørge for, at anerkendte normer eller standarder, som har sikkerheds- eller sundhedsmæssig betydning, bliver fulgt.

Ændringer i ansættelsen

Hvis nogle af de vilkår, som bør være nævnt i dine medarbejderes ansættelseskontrakter, bliver ændret, skal du hurtigst muligt, og senest én måned efter ændringen træder i kraft, skriftligt oplyse den pågældende medarbejder om det. Du behøver ikke udarbejde en helt ny kontrakt, du kan blotmeddele medarbejderen ændringen i et tillæg til ansættelseskontrakten.

Download eksempel på en kontrakt

I Virksoms juridiske værktøjskasse finder du et eksempel på en ansættelseskontrakt, som du kan lade dig inspirere af, når du selv skal ansætte medarbejdere.
 
Download kontrakt (husk login)

Hjælp og svar - her og nu

HR

Opdateret: 09.11.2017

Kunne du bruge siden? Nej Ja

Fortæl os din mening
Vi har brug for dit input, så vi hele tiden kan gøre siden bedre for dig.

Spørgsmål besvares dog ikke.
Kontakt os

Send

Tak for din feedback