Opsigelsessamtalen

Opsigelsessamtalen

At skulle opsige en medarbejder er en del af ledelsesopgaven, men det kan være både kompliceret og ubehageligt. Derfor er det vigtigt, at du som leder er klædt på til at håndtere situationen. Her guider ledelsesrådgiveren dig.

opsigelse kvinde medarbejder samtale afskedigelse
At opsige en eller flere medarbejdere er en situation, de færreste ledere ser frem til. Det kan være en kompliceret opgave, hvor man skal holde fokus på bolden, mens man balancerer mellem juridiske og moralske hensyn. Derfor er det vigtigt, at du som leder er godt klædt på til at håndtere opsigelsessamtalen på en ordentlig og professionel måde. Det gør det nemmere for den opsagte at komme videre til et nyt job, og det efterlader dig som en stærkere leder blandt de tilbageværende medarbejdere, når du håndterer opsigelsen på en god og værdig måde.

Ledelsesrådgiver Michael Uhrenholt har her 5 gode råd til, hvordan du som leder bedst håndterer opsigelsessamtalen.

Vær bevidst om årsagen til opsigelsen

For nogle ramler hele verden, når de opsiges. Derfor er det vigtigt, at du som leder gør dig klart, hvad begrundelsen for opsigelsen er, og du skal spørge dig selv, hvad du har gjort for at undgå opsigelsen.

En opsigelse vil typisk være begrundet i én af to ting: Virksomhedens forhold (fx negativ økonomisk vækst eller omlægning af arbejdsgange) eller forhold hos den opsagte medarbejder (fx samarbejdsvanskeligheder eller utilstrækkelige kvalifikationer).

Du skal inden opsigelsen have gjort op med dig selv, hvorfor opsigelsen er nødvendig – og du skal kunne forklare det over for den medarbejder, der opsiges.
 

Hav styr på juraen

Når beslutningen om en opsigelse er truffet, skal du som leder have styr på de juridiske rammer, der gælder for den enkelte medarbejder – og vigtigst af alt skal du sørge for at holde dig inden for rammerne. For det kan på mange måder blive dyrt, både for virksomheden, dig selv og medarbejderen, hvis der begås fejl i afskedigelsesprocessen.

Derfor er det vigtigt, at du har styr på sagligheden bag opsigelsen, hvilket varsel medarbejderen har optjent i forhold til sin anciennitet og om der fx er en bonus, der skal udregnes.
 

Husk alle de praktiske detaljer

Når medarbejderen skal opsiges, er det vigtigt, at du forinden har besluttet dig for, hvordan og hvornår opsigelsen skal finde sted. På den måde undgår du at fremstå uprofessionel. 

Ikke alle ledere og medarbejdere sidder disse dage fysisk sammen på arbejdspladsen, hvilket giver en ekstra dimension til opsigelsen, som du som leder skal tage hånd om.

Er du nødsaget til at afskedige en medarbejder på distancen, skal du fx overveje om, du vil fremsende opsigelsesdokumentet i forbindelse med samtalen eller lige efter. Og husk at få en bekræftelse fra medarbejderen på modtagelse af dokumentet. 

Du skal også huske, at du under en opsigelse på distancen er inde i medarbejderens privatsfære, hvis personen arbejder hjemmefra. Derfor bør du overveje at anbefale medarbejderen at tage snakken over telefon og ikke Skype – men lad det i sidste ende være medarbejderens valg.
 

Følg den opsagte til dørs og tilbyd en opfølgningssamtale

En opsigelsessamtale har som formål at overbringe en ubehagelig besked til en anden person, som kan blive meget berørt af beskeden. Derfor er det vigtigt, at din kommunikation er klar og præcis.

Derudover skal du som leder være opmærksom på, at du har et særligt ansvar over for medarbejderen og vedkommendes reaktion, hvis opsigelsen sker på distancen. På arbejdspladsen kan du trække medarbejderen ind i et lokale og få en medarbejderrepræsentant eller HR ind over, hvis medarbejderen ønsker det. Den mulighed har du ikke, hvis vedkommende skal opsiges over telefon eller Skype. 

Det er derfor vigtigt, at du følger den opsagte medarbejder til dørs, så vedkommende ikke overlades til sig selv. Spørg ind til om vedkommende har familie eller lignende, personen kan tage fat i, hvis behovet opstår. Har den opsagte ikke det, så tilbyd at vedkommende kan kontakte dig eller en HR-medarbejder i tilfælde af, at vedkommende har behov for at vende noget yderligere.

Det kan også anbefales at tilbyde medarbejderen en opfølgningssamtale. Det er selvfølgelig vigtigt at understrege over for den opsagte medarbejder, at beslutningen ikke kan ændres, men at baggrunden for opsigelsen kan blive fortalt og forklaret endnu en gang.
 

Husk snakken med de tilbageværende medarbejdere

Når den eller de pågældende medarbejdere er opsagt, skal du huske kommunikationen med de tilbageværende medarbejdere. Mange kan blive ramt af frustrationer og usikkerhed, når en kollega opsiges. Det skal du som leder sørge for at tage hånd om.

Skab så vidt muligt tryghed over for de tilbageblevne medarbejdere og overvej, om de skal inddrages i virksomhedens nuværende tilstand. 

Stil dig også gerne i højere grad til rådighed over for spørgsmål og dialog, men vær meget bevidst om, hvad du som leder kan svare på – og hvad du ikke kan svare på, så den eller de opsagte omtales og behandles loyalt efter opsigelsen.