Guides

Sådan leder du, når dine medarbejdere både arbejder på kontoret og hjemmefra

På afstand
Der findes mange varianter af, hvordan arbejdspladser med vidensmedarbejdere eller medarbejdere i andre kontorfunktioner håndterer arbejdstider og arbejdssted. I nogle virksomheder og organisationer bliver alle medarbejderne pålagt samme arbejdstid og arbejdssted, mens det andre steder er op til medarbejderne selv at planlægge hvor og hvornår, de vil arbejde.

Ind imellem de to yderpunkter findes et hav af variationer, som populært kaldes for blended working. Blended working defineres som fleksibilitet i forhold til hvor og hvornår arbejdsopgaver udføres, og det er netop denne arbejdsform, som mange ledere ønsker at gøre større brug af i fremtiden.

Under coronakrisen oplevede mange ledere nemlig, at hjemmearbejde fungerede godt. 68 % af de danske ledere oplevede samme eller en øget produktivitet blandt de medarbejdere, som arbejdede hjemmefra, og hver anden leder vurderer, at hjemmearbejde i fremtiden vil blive benyttet mere. Det fremgår af en undersøgelse udført af Lederne i 2020 under Danmarks midlertidige nedlukning.

Men hvordan ruster du dig selv som leder og dit team til at indføre øget brug af hjemmearbejde og fleksibilitet på en måde, der skaber værdi og trivsel i virksomheden? Og hvilke digitale rammer og værktøjer bør være på plads, før I kaster jer ud i det? Det er blot nogle af de spørgsmål, du kan få besvaret via denne guide, som kommer omkring fem vigtige ledelsesopgaver til at lykkes med at skabe øget fleksibilitet og en god balance mellem hjemmearbejde og fysisk tilstedeværelse på kontoret.

GUIDE: FEM LEDELSESOPGAVER NÅR DINE MEDARBEJDERE BÅDE ARBEJDER PÅ KONTORET OG PÅ DISTANCEN

Her guider ledelsesrådgiver Birgitte Alstrøm dig gennem fem punkter, hvor du som leder kan sætte ind, hvis du vil skabe gode rammer for blended working og en øget fleksibilitet i dit team. Du får også konkrete eksempler på, hvordan du håndterer forskellige ledelsessituationer, når du både har medarbejdere på kontoret og distancen.

Pluk frit fra guiden, hvor det giver mest værdi for dig lige nu. Har du mere tid, kan du vælge at arbejde med guiden et trin ad gangen.

Blended working Virksom

1. Genovervej balancen

Når du som leder skal genoverveje balancen for, hvor høj grad af fleksibilitet du vil tilbyde dine medarbejdere, kan du vurdere, i hvilket omfang og på hvilke områder du skal stille krav til medarbejderne, og i hvilket omfang og på hvilke områder du vil lade medarbejderne foretage vurderingen selv.

Vurderingen af, hvornår, hvor længe ad gangen og hvor medarbejdere skal udføre deres arbejdsopgaver, kan foretages på et kontinuum fra 100 % bestemt af leder eller arbejdsgiver til 100 % bestemt af medarbejderne selv.

Blended working

I langt de fleste tilfælde vil det være nok, at du som leder stiller krav til, at aftalte leverancer og serviceniveau til kunder og samarbejdspartnere opretholdes og leveres som aftalt, men at medarbejderne derudover i høj grad selv kan vurdere, hvad det kræver, i forhold til hvor, hvornår, og hvor længe ad gangen de udfører de enkelte opgaver.

Sørg for at indhente inspiration fra andre ledere og virksomheder, som er lykkes med at indføre blended working i større eller mindre omfang, så du kan blive inspireret og udfordret på, hvordan hverdagen kan se ud. 

Du kan genoverveje balancen ud fra fire perspektiver:

  1.  Samfund 
    Hvilket aftryk ønsker du og dine medarbejdere, at jeres virksomhed sætter på miljøet, og hvordan kan blended working understøtte det? Klimaet belastes f.eks. af transport til og fra arbejdspladsen, og fordi mange mennesker skal ind og ud af byerne på samme tid, skaber det kødannelser og myldretidstrafik. 

    Ønsker I som virksomhed at arbejde for et mere rummeligt arbejdsmarked og hjælpe flere mennesker med handicap i job? En øget fleksibilitet i forhold til hvor, hvornår og hvor længe ad gangen arbejdsopgaver udføres kan få flere mennesker med funktionsnedsættelser til at få foden indenfor på arbejdsmarkedet.

  2. Organisation
    Har I svært ved at tiltrække den nødvendige arbejdskraft eller opnå den ønskede diversitet i organisationen? Så kan det være en fordel at øge fleksibiliteten i forhold til arbejdstid og arbejdssted. 

    Ønsker I at minimere rejseomkostninger og rejsetid? Så kan I overveje, at nogle af jeres møder effektivt kan afholdes virtuelt. 

    Skal I øge effektiviteten eller kundetilfredsheden? Nogle opgaver bliver løst hurtigere, når arbejdstiden fordeles på afdelinger, teams og medarbejdere med forskellige døgnrytmer og tidszoner.

  3. Team
    Som leder kan du opleve særlige omstændigheder eller udfordringer, som ikke er udbredt i den øvrige organisation, hvor det giver værdi at genoverveje balancen i arbejdstid og arbejdssted for netop din afdeling eller dit team. 

    Det kan f.eks. være, at medarbejdernes arbejdsopgaver i din afdeling eller dit team kan udføres mere uafhængigt af andre i tid og sted. Måske vil du med øget fleksibilitet være i stand til at tiltrække og fastholde de særlige kompetencer, som du har brug for i netop dit team.

  4. Individ
    Hvordan kan du indrette en arbejdsform, der rummer dine medarbejderes forskellige præferencer? 

    Som leder kan du forvente en øget trivsel hos dine medarbejdere, hvis de i højere grad selv kan tilrettelægge deres arbejdsdag. Det er meget person- og situationsafhængigt, hvilken fleksibilitet en medarbejder ønsker i forhold til hvornår, hvor længe og hvor arbejdsopgaver udføres. Det er f.eks. forskelligt, hvor meget værdi den enkelte medarbejder tillægger fysisk socialt samvær med kollegaerne eller fælles fysisk tilstedeværelse ved opgaver og møder. 

    Ønsket til fleksibilitet kan også variere i perioder af medarbejderens liv, f.eks. på grund af mængden af arbejdsopgaver eller forpligtigelser over for børn og familie, ligesom der vil være nogle medarbejdere, som vil opleve en værdi i at reducere deres transporttid. 
 

2. Få styr på kommunikationen – også digitalt

De grundlæggende principper for et godt samarbejde har fortsat stor betydning, selvom medarbejderne ikke sidder fysisk samme sted eller arbejder på samme tid. En forudsætning for at blended working bliver en succes er, at alle medarbejdere får den information, de behøver, og oplever, at de er en del af teamet uden at føle, at de skal stå til rådighed døgnet rundt. Med blended working har du derfor brug for at have flere kommunikationskanaler og større tidsrum i spil.

Som leder skal du være opmærksom på at:

  • inddrage alle relevante medarbejdere i kommunikation, information, beslutninger og fordeling af opgaver – uanset hvor eller hvornår de arbejder.
  • overveje formålet med jeres forskellige former for kommunikation i teamet (f.eks. vigtig information, drøftelser eller small talk), og herefter vurdere, hvilke(n) kommunikationskanal(er) der er bedst egnet til de enkelte formål (f.eks. ansigt-til-ansigt, video, telefon, chat, SMS), og på hvilke kanaler alle relevante modtagere kan modtage informationen i den hastighed, opgaven kræver – uanset, hvor modtagerne opholder sig fysisk.

På de fleste arbejdspladser vil en relevant kommunikationskanal være en platform, der tillader videomøder. Video får flere af kroppens signaler med og kan derfor i mange situationer være en fin erstatning for det fysiske møde.

3. Skab gode digitale rammer på kontoret og hjemme

Mange virksomheder og teams, som arbejder fleksibelt, vil have et øget behov for at kunne afholde videomøder eller udveksle information digitalt. Derfor er det en kontinuerlig indsats at sikre, at alle medarbejdere har adgang til det nødvendige digitale udstyr – både på kontoret og hjemmearbejdspladsen.

Gode råd til, hvad medarbejdernes kontorarbejdspladser skal udstyres med:
  • Webcam. Enten integreret i bærbar computer eller ekstern skærm, eller som et eksternt webcam tilsluttet computeren.
  • Laptop-stand til den bærbare computer, så webcam kommer op i øjenhøjde, og medarbejderen derved fremstår tydeligt og professionelt i videomøder, hvis webcam i den bærbare computer anvendes.
  • Godt headset med mikrofon, som reducerer baggrundsstøj for at give bedre lydoplevelse.
  • Software på computeren til virtuelt samarbejde (e-mail, kalender, videomøder, chat-funktioner, virtuelt whiteboard mv.)
  • God belysning og baggrund optimeret til videomøder, så medarbejderen fremstår tydeligt og professionelt i videomøder med f.eks. kunder eller samarbejdspartnere. 
  • For medarbejdere i storrumskontorer vil det være hensigtsmæssigt, hvis de bærbare computere også nemt kan kobles til en fælles storskærm (evt. et digitalt whiteboard) med webcam og konferencetelefon eller speaker phone, så hele afdelingen på kontoret hurtigt kan samles til korte møder sammen med online deltagere. 

Mødelokaler udstyres med:

  • Et eksternt konferencekamera, så de virtuelle deltagere kan se deltagerne i det fysiske mødelokale.
  • Konferencetelefon eller speaker phone, så alle deltagere i det fysiske møde bedre kan høre, hvad der siges fra onlinedeltagerne, og alle onlinedeltagerne bedre kan høre, hvad der bliver sagt i det fysiske mødelokale.
  • En storskærm, så deltagerne i det fysiske lokale kan se onlinedeltagerne. I kan overveje at købe et digitalt whiteboard, så alle deltagerne i det fysiske mødelokale kan skrive, tegne og flytte rundt på digitale post-it notes på det digitale whiteboard, og online deltagerne kan gøre det samme virtuelt via deres computere, så det minder mere om et fysisk møde.
  • Let adgang til at tilslutte medarbejderes bærbare computer til udstyret.
  • God belysning og baggrund optimeret til videomøder, så I fremstår tydeligt og professionelt på skærmen.

Det er en fordel at have adgang til små kontorer, der ikke kan bookes, hvor medarbejderne hurtigt kan trække sig ind, når der opstår et uplanlagt videomøde med en kollega eller en telefonsamtale. Det er ligeledes vigtigt, at der er adgang til en stabil og hurtig internetforbindelse, som kan håndtere den øgede brug af videomøder samt øget teknisk kapacitet til de eksterne opkoblinger til virksomhedens IT-systemer.

Hjemmearbejdspladserne udstyres med:
Det er en god ide at afsætte tid og økonomi til at etablere velfungerende hjemmearbejdspladser, der understøtter, at medarbejderne nemt kan udføre deres daglige opgaver, og også tillader, at de kan benytte alle relevante kommunikationskanaler hjemmefra. Det vil være forskelligt fra hjem til hjem, hvad der er behov for, men overvej blandet andet følgende faktorer:

  • Stabil og hurtig internetforbindelse, som kan håndtere den øgede brug af videomøder – allerhelst med mulighed for kabling til arbejdscomputeren.
  • God mobiltelefondækning fra den valgte udbyder af mobiltelefoni.
  • Bord, kontorstol, underlag til kontorstol og god belysning.
  • Hardware, såsom mobiltelefon, computer, tastatur, mus, musemåtte, ekstra skærm til den bærbare computer, dockingstation, headset med mikrofon som reducerer baggrundsstøj, eksternt webcam (hvis ikke webcam er indbygget i den bærbare computer eller den eksterne skærm) eller en laptop-stand til den bærbare computer, så webcam i den bærbare kommer op i øjenhøjde. En printer vil også være nødvendig for nogle medarbejdere.
  • Software til virtuelt samarbejde (e-mail, kalender, videomøder, chat-funktioner mv.) samt adgang til forretningsapplikationer, såsom CRM, ERP, bookning af mødelokaler og intranet.
  • Skærmbriller, hvis der er stor forskel i afstand til skærmen på kontorarbejdspladsen og hjemmearbejdspladsen.

Læs om arbejdsmiljøreglerne for hjemmearbejdspladser her

4. Aftal nye leveregler

Når I ændrer måden, I arbejder på, er det også en god idé at aftale nye og fælles leveregler i teamet.

Levereglerne skal sikre, at der både tages hensyn til de arbejdsopgaver, som skal udføres, og medarbejdernes foretrukne måde at arbejde på, samt at alle er indforstået med rammerne for den nye arbejdsform og ved, hvordan de skal agere i dagligdagen.

Afhængigt af personlighed og situation er det forskelligt, hvad den enkelte medarbejder foretrækker, når det kommer til, hvor og hvornår arbejdsopgaverne udføres. Nogle trives med, at det er fuldstændig ens fra dag til dag eller uge til uge, mens andre foretrækker fleksibilitet i forskellig grad. Som leder kan du f.eks. facilitere et teammøde, hvor I alle får indblik i hinandens præferencer og får inspiration udefra til at arbejdet kan udføres mere fleksibelt med ændrede vaner og de rette digitale værktøjer. 

Når I har formuleret jeres specifikke leveregler, er det en god ide at afstemme levereglerne løbende, da der ofte vil være behov for ændringer i forhold til bestemte projekter, i teamsammensætningen eller andre omkringliggende faktorer.

I kan bl.a. oprette leveregler inden for disse områder samt tage udgangspunkt i spørgsmålene og de gode råd her:

  • Opgaver 
    Hvilke opgaver kan I udføre uafhængigt af hvor, hvor længe eller hvornår de udføres? Og hvilke opgaver skal eller vil I fremover udføre sammen på samme tid, i samme tidsrum eller på samme lokation?

  • Møder
    Hvilke typer af møder kan I afholde som fysiske møder, og hvilke møder kan fint fungere med en blanding af deltagelse via fysisk møde og videomøde? 

    Der er sjældent behov for at mødes fysisk, hvis der er tale om informationsmøder med en simpel spørgerunde, og dette møde vil derfor kunne afholdes med en blanding af fysisk og virtuel deltagelse. Hvis aktivitetens hovedformål er at opbygge en højere tillid i teamet gennem socialt samvær, så kan det derimod give større udbytte med et fysisk møde. 

    Hvor ofte skal I have fælles tjek-in i teamet og med hvilket formål og agenda?

  • Faste dage
    Skal der planlægges faste ugedage for de møder, som kræver fysisk tilstedeværelse?  

    Det kan være en fordel, så alle er forberedt på, at der kan være større sandsynlighed for fysiske møder disse dage. Men det behøver ikke nødvendigvis betyde, at medarbejderne skal møde op fysisk hver uge på disse ugedage. Vær opmærksom på, at et krav om minimum antal arbejdsdage/uge på det fysiske kontor eller minimum antal arbejdsdage/uge på hjemmearbejdspladsen eller anden lokation ikke nødvendigvis vil skabe værdi. Drøft hvornår, hvem og hvad skal der til for, at det giver værdi for både jer og virksomheden at møde på det fysiske kontor.

  • Tilgængelighed
    I hvilket tidsrum skal I typisk være til rådighed for hvilke type opgaver (virtuelt eller fysisk)? Er der et tidsrum, hvor kunder, leverandører, samarbejdspartnere eller kollegaer primært har brug for at samarbejde? Vær opmærksom på, at det kan være kontraktuelt aftalt, eller står som et kommunikeret kundeløfte. For at skabe transparens i tilgængeligheden kan alle opdatere deres kalendere med information om, hvor de kan træffes (kontor og/eller digitale kommunikationskanaler) og i hvilket tidsrum.

  • Virtuelle aktiviteter
    Er der brug for at afholde virtuelle aktiviteter, hvor formålet er relationsopbygning og socialt samvær, så alle oplever samhørighed i teamet og på tværs af teams? 

    Det kan være en god ide at indføre virtuelle kaffepauser, frokostpauser eller fredagsbarer. I kan også afsætte første og/eller sidste fem minutter af virtuelle møder til uformel dialog.

  • Kommunikation
    Hvad er jeres foretrukne kommunikationskanaler til forskellige typer af kommunikation (ansigt-til-ansigt, video, telefon, chat, e-mail, SMS)? Hvilke svartider forventer I af hinanden på hvilke kommunikationskanaler? Hvordan holder I hinanden opdateret med, hvad I arbejder på, og hvor langt I er?

    Aftal at udvise tillid til, at alle arbejder på sine arbejdsopgaver selvom I ikke sidder fysisk sammen, og at I ikke skal stå til rådighed døgnet rundt, fordi kollegaer arbejder på andre tidspunkter.

5. Træn de nye rutiner

Det kræver både træning for dig som leder og for dine medarbejdere at ændre i vaner og vante arbejdsgange. Derfor er det vigtigt, at I som team løbende øver de nye rutiner.

For at ændre en vane skal du først være bevidst om, hvad din nuværende vane er. Det er derfor en god idé, at du som leder afsætter tid og rum til, at du selv og dine medarbejdere kan reflektere over nuværende vaner, træne de nye rutiner og eksperimentere med, hvad der virker bedst både for den enkelte og for teamet.

Der kan blive behov for at justere rutinerne undervejs, når I får mere erfaring med den nye arbejdsform og dermed større indsigt i, hvordan det fungerer bedst i lige netop jeres virksomhed, i jeres team og for den enkelte medarbejder.
GODE RÅD TIL HÅNDTERING AF KONKRETE LEDELSESSITUATIONER MED BLENDED WORKING

Du skal holde 1:1 møder med medarbejderne

Spørg hver enkelt medarbejder om præferencer i forhold til selve afholdelsen af 1:1 møder og afdæk, hvad der giver mest værdi at tale om på 1:1 mødet.

Tal desuden om, hvor ofte, i hvilket tidsrum, hvor længe og via hvilken kommunikationskanal I frem over ønsker af afholde 1:1 møderne? Løsningen vil måske være en kombination af hyppige og korte videomøder og lidt længere fysiske møder. Genovervej mødeformen med et vist interval.

Spørg løbende nysgerrigt ind til, hvordan medarbejderen oplever balancen i, hvornår, hvor længe og hvor arbejdet udføres. Det ændrer sig ofte over tid pga. ændringer i arbejdsopgaver, organisering eller private forpligtelser. 

Du kan bl.a. spørge om:

  • Hvornår foretrækker du at udføre hvilke typer af arbejdsopgaver: morgen, formiddag, eftermiddag, eller aften og på hvilke ugedage?
  • Hvor længe ad gangen foretrækker du at udføre bestemte typer af opgaver: Er det korte eller lange tidsintervaller med mange pauser eller få pauser af forskellig varighed?
  • Hvor foretrækker du at udføre hvilke typer af arbejdsopgaver? På kontoret, under transport, hjemmefra, i sommerhuset, på café eller på rejser?
  • Hvor ofte skal vi have 1:1 møder?
  • Hvordan oplever du samarbejdet med dine kollegaer? Hvad skal der til for, at du har tillid til, at de udfører deres arbejdsopgaver, selvom du ikke er fysisk sammen med dem?
Vær særligt opmærksom på, at dine medarbejdere ikke oplever at skulle stå til rådighed døgnet rundt, fordi kollegaer arbejder på andre tidspunkter.

Du har en information, som hurtigt skal ud til alle

Dit valg af kommunikationskanal afhænger typisk af, hvor hurtigt du skal have dine informationer ud, og om du har brug for input fra andre – eller om andre har brug for at stille uddybende spørgsmål og give feedback.

De fleste vil nok sende en e-mail, men der er også andre muligheder, du kan tage i brug afhængigt af, hvilke kommunikationskanaler I benytter teamet. 

  • Du kan indkalde til et kort møde via jeres kalendersystem, hvor mødeindkaldelsen både indeholder fysisk mødelokale og info om videomøde. Husk at sørge for, at der er én, som medbringer computer, webcam og konferencetelefon til det fysiske møde, hvis udstyret ikke eksisterer i det fysiske mødelokale allerede.
  • Indkaldelse til et kort møde via jeres kalendersystem, hvor mødeindkaldelse kun er som et videomøde, så alle kan deltage fra deres computer/mobiltelefon, uanset hvor de befinder sig fysisk.
  • Optag en kort video, hvor du selv giver informationen, og send link til videoen.
  • Bruge jeres interne chat-kanal, som er bedst egnet til dette formål.
  • Sende en SMS.
  • Kontakte alle individuelt på den kanal, hvor de hver især er til stede lige nu.
Forsøg at begrænse antallet af anvendte kommunikationskanaler i teamet, så der ikke er for mange kanaler at holde øje med på én gang.

Du skal afholde et planlagt møde

Der kan være enkelte møder, hvor det er et krav, at alle møder op fysisk pga. særlige relationsopbyggende aktiviteter, socialt samvær eller lignende, men ellers kan mange møder håndteres virtuelt.

Møder, hvor du gerne vil gøre brug af whiteboard eller gruppearbejde (f.eks. strategimøde, design sprint, stand-up møde, kreativt møde), kan også holdes virtuelt. Gør brug af de mange digitale værktøjer, som findes, såsom digitale whiteboards og videomødeudbydere med breakout rooms. Der findes flere velfungerende værktøjer og processer til at facilitere disse metoder på distancen. Træn i at samarbejde virtuelt ved at dele skærm, dokumenter, digitalt whiteboard mv. 

Når du skal indkalde til et møde 

  • Indkald til et møde via jeres kalendersystem, hvor mødeindkaldelsen både indeholder fysisk mødelokale og info til videomøde. Husk at sørge for, at der er én, som medbringer computer, webcam og konferencetelefon til det fysiske møde, hvis udstyret ikke eksisterer i det fysiske mødelokale allerede. 
  • Mødedeltagerne på den fysiske lokation mødes i det fysiske mødelokale, mens de øvrige deltagere er med på video. Det fungerer oftest bedst, hvis alle deltagere benytter kamerafunktionen, da deltagerne visuelt kommer lidt tættere på hinanden, men det er ikke nødvendigvis et krav.

Du har brug for hjælp på distancen

At du eller medarbejderen ikke er på det fysiske kontor, skal ikke holde dig tilbage for at kontakte personen. Vær opmærksom, når du vanen tro siger til dig selv: ”Nå, det tager jeg bare, når han/hun/jeg er tilbage på kontoret igen”.

Ring (læg en besked på telefonsvaren, hvis telefonen ikke besvares), skriv en mail eller book et kort møde i kalenderen, når du har brug for at komme kontakt i med vedkommende for at komme videre med dine opgaver. Oplys kort hvorfor, og hvornår du har brug for at komme i kontakt med personen.

Der opstår et spontant møde på kontoret

Når I er flere sammen fysisk på kontoret, kan der pludselig opstå et lille møde, som omhandler beslutninger/informationer, som også er relevante for andre, der ikke er fysisk til stede lige nu.

Beslut i fællesskab

  • Skal vi lige ringe op til de(n) relevante nu for at høre om de(n) kan være med? Eller skal vi fortsætte samtalen på et andet tidspunkt? Eller skal vi tjekke i kalenderen, hvornår de relevante deltagere er til rådighed, og så indkalder vi lige de(n) relevante til et kort videomøde eller fysisk/videomøde?
  • Hvis I afholder mødet uden alle relevante deltagere, skal I beslutte, hvordan og hvem der informerer om eventuelle beslutninger eller nye erfaringer fra dette spontane møde.

Mine medarbejdere kan ikke administrere fleksibiliteten

Overvej, om det er alle medarbejdere, eller om det drejer sig om en eller to medarbejdere.

Udgangspunktet for de fem ledelsesopgaver i denne guide rummer en forventning om, at medarbejderen selv kan administrere fleksibiliteten i, hvornår, hvor længe og hvor arbejdsopgaverne udføres og samtidig levere de aftalte resultater.

For nogle medarbejdere kan det være en udfordring i en periode. Som leder kan du derfor have en dialog med den pågældende medarbejder om, hvad der skal til for, at opgaverne kan leveres som aftalt. Derfor er det også vigtigt, at du løbende afholder tjek-in møder (virtuelt eller fysisk) individuelt med medarbejderne og med teamet samlet for at få indsigt i deres motivation samt afstemme forventninger til samarbejde og leverancer. At nogle medarbejdere i perioder har udfordringer med at administrere fleksibiliteten, behøver ikke begrænse fleksibiliteten for de øvrige medarbejdere.