Klare forventninger forebygger stress

Økonom Jan Treu arbejder med regnskaber. En branche, hvor der lægges rigtig mange timer i ukurante perioder, og det er nemt at få stress, hvis man ikke kan finde ud af at følge flowet op og ned. Både som leder og som medarbejder.

– Der kommer store sager indimellem, og arbejdspresset stiger. Så falder det igen, og når der ikke er så meget at lave, skal man kunne koble af og blive hjemme på en mandag. Men man skal også være villig til at arbejde tre søndage i træk, siger Jan Treu.

Alligevel havde han ikke lagt en bevidst strategi for stresshåndtering i sin lille virksomhed, Avernus Regnskab, før han blev tvunget til det. Det skete, da hans daværende partner i efteråret 2018 valgte at træde ud af samarbejdet med øjeblikkelig virkning og dermed satte både ham selv og hans medarbejdere i en meget presset situation.

Italesatte arbejdspresset
– Jeg stod jo med et problem i forhold til at servicere kunderne, så jeg gik til en af mine medarbejdere, som jeg havde spottet til at have potentiale. Hun lovede at hjælpe mig over den akutte pukkel. Samtidig begyndte vi at tale om, at jeg skulle have en ny partner, og det måske kunne blive hende, fortæller Jan Treu.

Ud over at medarbejderen var fagligt dygtig, havde hun en bevidst indstilling til arbejdsmængde og organisering af arbejdet, fordi hun i et tidligere job havde været nede med stress. Oplevelsen med den gamle partners exit havde lært Jan Treu, at gensidig forventningsafstemning og tydelighed i et arbejdsfællesskab er afgørende. Derfor var han glad for, at hans potentielle partner kunne finde ud af at italesætte sit arbejdspres.

– Hvis der kom for meget ind på hendes bord, sagde hun: ”Jeg sidder med disse sager, som jeg skal tage mig af; så jeg kan først tage de næste efter den tiende.” Hun satte simpelthen en ramme ned over det og kunne finde ud af at sige fra, fortæller Jan Treu.

Fik familien med
Hvis denne medarbejder skulle blive den nye partner, var der dog endnu flere forventninger, som skulle afstemmes.

– Som partner skal man kunne sige til og fra, men det skal helst være, inden kunderne lander på bordet, partner og partner imellem. Man skal kunne se hinanden ærligt i øjnene og sige: ”Har vi egentlig plads til flere kunder?”, siger Jan Treu.

Inden det kom så vidt, sikrede han sig desuden, at hans nye potentielle partner ikke blot selv var klar, men også havde forberedt familien til det kommende partnerskab. For han ville ikke risikere at stå uden partner igen.

– Min erfaring er, at man er nødt til at kunne slappe af i privaten, når der ikke er arbejde, hvis man skal kunne klare spidsbelastningerne. Og i det hele taget kræver det opbakning hjemmefra at arbejde på den her måde. Så jeg talte det øgede arbejdspres igennem med min kommende partner og hendes mand over en middag, siger Jan Treu. 

– Fleksibiliteten er en af de bedste værktøjer til at modvirke stress. Det ville stå i min stresspolitik, hvis jeg havde én. Min nuværende partner og jeg har en høj fleksibilitet, både os to imellem og i forhold til personalet, siger Jan Treu.

Hans medarbejdere er ansat til et bestemt timetal, men det er ikke vigtigt, at timerne ligger på et bestemt tidspunkt.

– Det er meget vigtigere, at deres privatliv hænger sammen. For hvis medarbejderne ikke trives, performer de heller ikke på arbejdet. Og det er ikke helt forkert at sige, at vi ansætter mere end en medarbejder. Vi ansætter en hel familie, siger Jan Treu.

Medarbejdere styrer selv arbejdstider
Hvis de ansatte har brug for at gå tidligt eller møde sent på grund af noget derhjemme, skal de derfor ikke bede om lov, men blot skrive det i den fælles kalender.

– De styrer selv deres opgaver og skal ikke vente på eller rapportere til mig, og jeg fortæller dem ikke, hvordan de skal gøre arbejdet. Jeg har jo netop ansat dem, fordi de er dygtige, siger Jan Treu.

Fleksibiliteten giver også en større følelse af ejerskab hos medarbejderne. 

– Når medarbejderne tager ejerskab, kan det ses på bundlinjen, og arbejdsmiljøet bliver langt bedre; og det gør de altså kun, hvis vi er fleksible den anden vej, siger Jan Treu.

Han tager sammen med sin partner beslutningen om, hvilke konkrete kunder, der skal siges ja og nej til, men medarbejderne inddrages i, hvilken type kunder, de tager ind.

– Vi skal snart have en teamdag, hvor vi skal tale om, hvilken type kunder, vi gerne vil have. Der spørger vi medarbejderne: ”Hvilke kunder gør jer glade? Hvilke er sjove?” Mine medarbejdere har en høj faglighed, og de står af, hvis en kunde fx prøver at omgås reglerne – vi har faktisk smidt kunder ud på den baggrund, fortæller Jan Treu. 

Status hver mandag
Hver mandag holder hele Avernus Regnskab status over morgenmad.

– Vi taler om, hvad der ligger af opgaver i løbet af ugen, og hvilke private ting, der gør, at vi eventuelt skal rykke rundt på nogle ting. Vi afstemmer forventningerne, så alle ved, hvad de skal, fortæller Jan Treu. 

Den stil virker.

– Vi har ikke været ramt af stress eller sygdom i det nye partnerskab, og jeg tror, det er fordi, vi italesætter og rammesætter hele tiden. I vores virksomhed har du dine kunder og dine deadlines. Du ved, hvad der forventes, og du har mulighed for at sige fra på mandagsmødet, siger Jan Treu.

På samme måde afstemmer han og partnere forventningerne over for hinanden.

– Hvis vi arbejder flere timer på en dag, er det, fordi vi har aftalt det på forhånd. Vi spørger hinanden, om det kan lade sig gøre, og bliver ikke sure, hvis det ikke kan. Vi giver hinanden plads – lidt ligesom i et parforhold.

Jan Treu og hans partner gør også en stor indsats for, at personalet trives i hverdagen, med frisk frugt, kage, lækker kaffe og madordning – og en massageordning, som ejeren opfordrer personalet til at benytte sig af.

– Hvis jeg ser en faktura fra massøren, hvor alle ikke er på, siger jeg det til dem. Det er vigtigt ikke bare at stille noget til rådighed, men også vise dem, at man ønsker, de skal benytte sig af det, siger Jan Treu.

Ingen aftenmails
Ud over trivselsindsatsen, forsøger Jan Treu ikke at stresse sine medarbejdere med aftenmails og ikke smitte dem med sin egen arbejdsstil.

– Jeg kan godt selv lide at arbejde, og jeg har en lidt flydende tilgang til at være på arbejde, blandt andet fordi jeg ejer forretningen, men også fordi, hvis jeg gør det, bliver jeg ikke presset senere. Faren ved det er at komme til at arbejde hele tiden. Det må ikke ske for medarbejderne, siger han.

For Jan Treu ved godt, at han ville være ilde stedt, hvis en af de ansatte fik stress:

– Vi er sårbare, indtil vi når dobbelt størrelse af, hvad vi er nu. Hvis en medarbejder gik ned med stress nu, ville vi sende vedkommende hjem under dynen, men rent praktisk ville jeg ikke præcis vide, hvad vi skulle gøre for at løse hans eller hendes opgaver. Af samme grund har vi for det meste en buffer og er ikke 100 procent booket op.

Spørg, inden det går galt
Den vigtigste lære, han har draget af perioden, hvor han selv var presset på grund af partnerskiftet, er:

– At der er en masse læring i stress, men også store omkostninger, især menneskelige, og med en lille smule fleksibilitet og forventningsafstemning kan man imødekomme hovedparten af problematikkerne. Derfor lægger jeg hele tiden mærke til adfærd: Er mine medarbejdere eller min partner korte for hovedet, snapper de efter folk og så videre? Gør de det, spørger jeg, hvad der er galt – inden det går galt.